T?i uu hóa quy trình v?n hành doanh nghi?p

T?i uu hóa quy trình v?n hành doanh nghi?p là m?t trong nh?ng y?u t? quan tr?ng giúp các doanh nghi?p nâng cao hi?u su?t, gi?m chi phí và t?i da hóa l?i nhu?n. Hãy cùng vinuniversity tìm hi?u m?t s? bu?c co b?n và phuong pháp d? t?i uu hóa quy trình v?n hành doanh nghi?p.

1. Phân tích quy trình hi?n t?i

Tru?c khi có th? t?i uu hóa, c?n hi?u rõ v? quy trình hi?n t?i. Bu?c này bao g?m vi?c xác d?nh t?t c? các bu?c, vai trò và công ngh? liên quan d?n ho?t d?ng doanh nghi?p. Các công c? ph? bi?n d? phân tích quy trình bao g?m bi?u d? luu d? (flowchart) và phân tích SWOT (di?m m?nh, di?m y?u, co h?i, thách th?c).

Hành d?ng:

V? so d? quy trình ho?t d?ng d? xác d?nh các bu?c không c?n thi?t ho?c b? l?p l?i.

Ph?ng v?n các nhân viên ho?c các bên liên quan d? tìm ra các di?m y?u trong quy trình.

2. T? d?ng hóa các quy trình

T? d?ng hóa là m?t trong nh?ng phuong pháp h?u hi?u nh?t d? gi?m chi phí và c?i thi?n t?c d? x? lý công vi?c. Công ngh? hi?n d?i nhu ph?n m?m qu?n lý quy trình doanh nghi?p (BPM - Business Process Management) và các robot ph?n m?m (RPA - Robotic Process Automation) có th? t? d?ng hóa các tác v? l?p l?i ho?c tiêu t?n nhi?u th?i gian.

Ví d?: S? d?ng ph?n m?m qu?n lý kho d? t? d?ng hóa vi?c theo dõi hàng t?n kho và d?t hàng khi c?n thi?t thay vì làm th? công.

Xem thêm: https://vinuni.edu.vn/vi/tag/quan-tri-kinh-doanh/

3. T?i uu hóa ngu?n nhân l?c

Ngu?n nhân l?c là m?t y?u t? quy?t d?nh d?n hi?u qu? ho?t d?ng c?a doanh nghi?p. T?i uu hóa vi?c s? d?ng nhân l?c không ch? là c?i thi?n k? nang mà còn là vi?c phân b? công vi?c m?t cách h?p lý.

Hành d?ng:

Xác d?nh các công vi?c th?a, thi?u nhân s? ho?c có th? phân chia l?i d? tang hi?u qu?.

Ðào t?o và phát tri?n k? nang cho nhân viên d? h? có th? d?m nh?n nhi?u vai trò khác nhau trong công ty.

4. S? d?ng công ngh? thông tin

?ng d?ng công ngh? thông tin không ch? giúp t?i uu hóa quá trình làm vi?c mà còn c?i thi?n kh? nang phân tích và ra quy?t d?nh. Các công c? nhu ph?n m?m ERP (qu?n lý ngu?n l?c doanh nghi?p) giúp các doanh nghi?p qu?n lý t? tài chính, s?n xu?t d?n nhân s? m?t cách nh?t quán.

Ví d?: S? d?ng ph?n m?m phân tích d? li?u d? theo dõi hi?u su?t kinh doanh và d? doán xu hu?ng th? tru?ng.

5. Tinh ch?nh quy trình cung ?ng

Qu?n lý chu?i cung ?ng là m?t ph?n quan tr?ng c?a ho?t d?ng doanh nghi?p. C?n có các h? th?ng theo dõi chính xác t? vi?c mua hàng, luu kho d?n giao hàng.

Hành d?ng:

Xem xét l?i quy trình làm vi?c v?i nhà cung c?p d? d?m b?o các khâu v?n chuy?n và s?n xu?t ho?t d?ng tron tru.

Tìm ki?m các d?i tác cung c?p có th? cung c?p s?n ph?m v?i chi phí th?p hon ho?c hi?u qu? hon.

6. Giám sát và c?i ti?n liên t?c

T?i uu hóa là m?t quá trình liên t?c, vì môi tru?ng kinh doanh luôn thay d?i. Vi?c áp d?ng h? th?ng dánh giá hi?u su?t d?nh k? giúp nh?n di?n các v?n d? m?i n?y sinh trong quy trình ho?t d?ng.

Hành d?ng:

Ð?t các KPIs (ch? s? do lu?ng hi?u su?t chính) c? th? d? do lu?ng hi?u qu? c?a các quy trình.

Ð?nh k? dánh giá và tinh ch?nh các quy trình d?a trên d? li?u và k?t qu? th?c t?.

7. Tang cu?ng tr?i nghi?m khách hàng

M?t doanh nghi?p ch? có th? thành công khi khách hàng hài lòng. Vi?c t?i uu hóa quy trình kinh doanh cung c?n xem xét d?n tr?i nghi?m c?a khách hàng. Ð?m b?o các quy trình cham sóc khách hàng, t? bán hàng d?n h? tr?, di?n ra nhanh chóng và hi?u qu?.

Hành d?ng:

Xây d?ng h? th?ng qu?n lý quan h? khách hàng (CRM) d? theo dõi và qu?n lý tuong tác v?i khách hàng.

Ðào t?o nhân viên v? k? nang cham sóc khách hàng và c?i thi?n ch?t lu?ng d?ch v?.

8. H?p tác n?i b? và giao ti?p

T?i uu hóa quy trình không ch? d?a vào công ngh? mà còn ph? thu?c vào kh? nang giao ti?p và h?p tác gi?a các phòng ban, nhóm làm vi?c. H? th?ng giao ti?p n?i b? hi?u qu? s? gi?m thi?u s? ch?m tr? và nh?m l?n trong quá trình làm vi?c.

Hành d?ng:

Xây d?ng các kênh giao ti?p rõ ràng gi?a các phòng ban.

S? d?ng công c? c?ng tác nhu Slack, Microsoft Teams, ho?c Trello d? c?i thi?n hi?u qu? làm vi?c nhóm.

Tìm hi?u thêm: https://dantri.com.vn/giao-duc/vingroup-cap-1100-hoc-bong-du-hoc-toan-phan-dao-tao-thac-si-tien-si-khcn-20190304173121784.htm

9. Ki?m soát chi phí

T?i uu hóa quy trình v?n hành không th? tách r?i kh?i vi?c ki?m soát chi phí. Các quy trình c?n du?c thi?t k? d? gi?m thi?u chi phí nhung v?n d?m b?o ch?t lu?ng và hi?u qu?.

Hành d?ng:

Phân tích các kho?n chi tiêu d? tìm ra nh?ng di?m không hi?u qu? và t?i uu hóa chúng.

S? d?ng các gi?i pháp công ngh? giúp theo dõi chi phí th?i gian th?c và dua ra d? báo tài chính.

K?t lu?n

T?i uu hóa quy trình v?n hành doanh nghi?p không ph?i là m?t bu?c di nhanh chóng mà là m?t chi?n lu?c dài h?n, yêu c?u s? cam k?t t? t?t c? các c?p d? trong doanh nghi?p. Khi th?c hi?n thành công, doanh nghi?p có th? gi?m thi?u lãng phí, c?i thi?n nang su?t, và dáp ?ng t?t hon nhu c?u c?a khách hàng. Ði?u này s? giúp doanh nghi?p nâng cao kh? nang c?nh tranh và tang tru?ng b?n v?ng trong th? tru?ng.